ചെലവുകൾ

മസ്ജിദിൽ നിന്ന് പുറത്തേക്ക് പോകുന്ന പണം ചെലവ് വിഭാഗത്തിൽ രേഖപ്പെടുത്താം. ഇമാമിന്റെ ശമ്പളം, വൈദ്യുതി പോലുള്ള സ്ഥിരം ചെലവുകൾ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടും. വൃത്തിയാക്കൽ അല്ലെങ്കിൽ നിർമ്മാണ പ്രവൃത്തി പോലുള്ള ഒറ്റത്തവണ ചെലവുകളും ഇവിടെ ചേർക്കാം. ഓരോ ചെലവും ഇവിടെ ചേർത്താൽ വരവും ചെലവും റിപ്പോർട്ടുകളിൽ കൃത്യമായി കാണിക്കും.

വിഭാഗങ്ങളും വെണ്ടർമാരും

വിഭാഗങ്ങൾ കൊണ്ട് ചെലവുകൾ ചിട്ടപ്പെടുത്താം. വേണ്ടിടത്ത് വെണ്ടർമാരും ചേർക്കാം.

• വിഭാഗം എന്നാൽ ചെലവിന്റെ പേരുള്ള ഒരു തരം. ഉദാഹരണത്തിന് ഇമാം ശമ്പളം, വൈദ്യുതി അല്ലെങ്കിൽ വൃത്തിയാക്കൽ. ഓരോ ചെലവും ഏതെങ്കിലും ഒരു വിഭാഗത്തിൽ വരും.
• വെണ്ടർ എന്നാൽ ആർക്കാണ് പണം നൽകിയത് എന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന് ഒരു കരാറുകാരൻ അല്ലെങ്കിൽ വൈദ്യുതി കമ്പനി. വെണ്ടർ ചേർക്കണം എന്ന് നിർബന്ധമില്ല.

ഒരു വിഭാഗമോ വെണ്ടറോ ഇനി വേണ്ട എന്നുണ്ടെങ്കിൽ അതിനെ നിഷ്ക്രിയമായി അടയാളപ്പെടുത്താം. അപ്പോൾ അത് പഴയ രേഖകളിൽ അതേപടി നിൽക്കും. പക്ഷേ പുതിയ ചെലവ് ചേർക്കുമ്പോൾ ആ വിഭാഗം ഇനി കാണിക്കില്ല. അതുകൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് വൃത്തിയായി തുടരും.

ഒരു ചെലവിലെ ഫീൽഡുകൾ

Category

ചെലവ് ഏത് തരത്തിലുള്ളതാണ് എന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന് ഇമാം ശമ്പളം, വൈദ്യുതി അല്ലെങ്കിൽ വൃത്തിയാക്കൽ. ചെലവുകൾ ചിട്ടയോടെ സൂക്ഷിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കും.

Vendor

വേണമെങ്കിൽ മാത്രം. ആർക്കാണ് പണം നൽകിയത് എന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന് ഒരു കരാറുകാരൻ അല്ലെങ്കിൽ വൈദ്യുതി കമ്പനി.

Amount

എത്ര രൂപ നൽകി എന്നത് (₹).

Date

ചെലവ് എപ്പോൾ നൽകി എന്നത്. കഴിഞ്ഞ ദിവസത്തെ ചെലവാണെങ്കിൽ ആ പഴയ തീയതി തന്നെ നൽകാം.

Fund

ഏത് ഫണ്ടിൽ നിന്നാണ് പണം എടുത്തത് എന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന് ജനറൽ ഫണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ കെട്ടിട ഫണ്ട്.

Method

എങ്ങനെയാണ് പണം നൽകിയത് എന്നത്. ഉദാഹരണത്തിന് പണം, ബാങ്ക് ട്രാൻസ്ഫർ അല്ലെങ്കിൽ UPI.

Paid to member

വേണമെങ്കിൽ മാത്രം. ഒരു മെമ്പർക്ക് നൽകുന്ന സഹായത്തിന്, ഉദാഹരണത്തിന് റിലീഫ്, ചികിത്സാ സഹായം അല്ലെങ്കിൽ വിവാഹ സഹായം. ആർക്കാണ് സഹായം കിട്ടിയത് എന്ന് ട്രഷററും അഡ്മിനും മാത്രമേ കാണൂ.

Reference

വേണമെങ്കിൽ മാത്രം. പിന്നീട് ഈ രേഖ കണ്ടെത്താൻ സഹായിക്കുന്ന ഒരു ബിൽ നമ്പർ അല്ലെങ്കിൽ കുറിപ്പ്.

ഒരു ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തൽ

1. മെനുവിൽ നിന്ന് "Expenses" തുറന്ന് "Record expense" അമർത്തുക.
2. വിഭാഗം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. വെണ്ടർ കൂടി സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ ഒരു വെണ്ടർ കൂടി തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
3. തുക (₹) യും പണം നൽകിയ തീയതി യും നൽകുക. വേണമെങ്കിൽ കഴിഞ്ഞ ദിവസത്തെ തീയതി തന്നെ നൽകാം.
4. പണം എടുത്ത ഫണ്ട് ഉം ഉപയോഗിച്ച പണമടവ് രീതി യും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
5. വേണമെങ്കിൽ ഒരു ബിൽ നമ്പർ പോലുള്ള റഫറൻസ് ചേർക്കുക. ശേഷം സേവ് ചെയ്യുക.

app.inflowbooks.in/expenses

Expenses

Record expense

Category	Fund	Amount
Imam salary	General	₹25,000
Electricity	General	₹4,200
Cleaning	General	₹1,500
Construction	Building	₹18,000

ഈ മാസം ചെലവഴിച്ചത് ₹48,700

പേയ്മെന്റ് വൗച്ചർ

ഓരോ ചെലവിനും ഒരു പേയ്മെന്റ് വൗച്ചർ പ്രിന്റ് ചെയ്യാം. പണം വാങ്ങിയ ആൾ ഒപ്പിടുകയും ട്രഷററും പ്രസിഡന്റും ഒപ്പുവെക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ഓഡിറ്റിനുള്ള സ്ലിപ്പാണിത്. ചെലവിന്റെ വരിയിലെ ഷെയർ, ഡൗൺലോഡ്, പ്രിന്റ് ബട്ടണുകൾ ഉപയോഗിക്കുക. ആർക്ക് കൊടുത്തു, തുക അക്കത്തിലും അക്ഷരത്തിലും, ഫണ്ട്, വിഭാഗം, രീതി, റഫറൻസ്, ആവശ്യം എന്നിവയും ഒപ്പിടാൻ മൂന്ന് ഒഴിഞ്ഞ വരകളും വൗച്ചറിൽ ഉണ്ടാകും.

ഓരോ ചെലവും സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ അതിന് ഒരു വൗച്ചർ നമ്പർ കിട്ടും, ഉദാഹരണത്തിന് VCH/2026-0001. നമ്പറുകൾ ക്രമത്തിൽ വരും, ഓരോ വർഷവും 1 മുതൽ വീണ്ടും തുടങ്ങും. അതുകൊണ്ട് ഓഡിറ്റിനായി വൗച്ചറുകൾ നമ്പർ ക്രമത്തിൽ ഫയൽ ചെയ്യാം. ചെലവ് എഡിറ്റ് ചെയ്താലും നമ്പർ മാറില്ല. ഡിലീറ്റ് ചെയ്ത ചെലവിന്റെ നമ്പറും അതേപടി നിൽക്കും. വൗച്ചർ നമ്പർ വരുന്നതിന് മുമ്പ് ചേർത്ത ചെലവുകൾക്ക് പഴയ റഫറൻസ് (ഉദാഹരണത്തിന് EXP-4AFA65A6) തന്നെ തുടരും. പ്രിഫിക്സ് മാറ്റാൻ Settings-ൽ "Numbering and documents" തുറക്കുക.

രസീതിന്റെ അതേ രൂപങ്ങളിൽ വൗച്ചറും വരും. സെറ്റിംഗ്സിലെ Branding ഭാഗത്ത് "Payment voucher design" എന്നതിൽ ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാം, അല്ലെങ്കിൽ "Same as receipts" ആയി വിടാം.

വെണ്ടർക്ക് കൊടുക്കാനുള്ളത്

പല തവണയായി പണം കൊടുക്കുന്ന ഒരു കരാറുകാരനോ സപ്ലയറോ ആണെങ്കിൽ അവരുടെ ബില്ലുകളും നിങ്ങളുടെ പേയ്‌മെന്റുകളും ബാക്കി കൊടുക്കാനുള്ളതും ഒരു ബാലൻസായി സൂക്ഷിക്കാം. Vendors എന്നതിൽ ആ വെണ്ടറുടെ Edit തുറന്ന് Track what we owe ഓൺ ചെയ്യുക. ഏത് തീയതി മുതൽ കണക്കാക്കണം എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പഴയ രജിസ്റ്ററിൽ ആ തീയതിയിൽ ഒരു ബാക്കി ഉണ്ടെങ്കിൽ ആ തുക ചേർത്ത്, അത് അവർക്ക് കൊടുക്കാനുള്ളതാണോ അതോ മുൻകൂർ കൊടുത്തതാണോ എന്ന് പറയുക.

1. വെണ്ടറുടെ വരിയിലെ Bills തുറന്ന് ഓരോ ബില്ലും തീയതിയും ബിൽ നമ്പറും സഹിതം ചേർക്കുക. ബിൽ ചേർക്കുമ്പോൾ കൊടുക്കാനുള്ള തുക കൂടും. പണം കൊടുക്കുന്നത് വരെ ഒരു ഫണ്ടിലും മാറ്റം വരില്ല.
2. പണം കൊടുക്കുമ്പോൾ ആ വെണ്ടറെ തിരഞ്ഞെടുത്ത് സാധാരണ പോലെ ഒരു ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തുക. വെണ്ടറുടെ വരിയിലെ Pay അമർത്തിയാൽ ഫോം തയ്യാറായി വരും. ഭാഗികമായി കൊടുക്കാം. ഒരു പേയ്‌മെന്റ് കൊണ്ട് പല ബില്ലുകളും തീർക്കാം.
3. ബാലൻസ് വെണ്ടറുടെ വരിയിൽ കാണാം. Statement അമർത്തിയാൽ ബില്ലുകളും പേയ്‌മെന്റുകളും ഓരോ വരിക്ക് ശേഷമുള്ള ബാലൻസും കരാറുകാരന് അല്ലെങ്കിൽ കമ്മിറ്റിക്ക് പ്രിന്റ് ചെയ്യാം.

കണക്കാക്കി തുടങ്ങുന്ന തീയതിക്ക് മുമ്പുള്ള ചെലവുകൾ വീണ്ടും കണക്കാക്കില്ല. അവ നിങ്ങൾ ചേർത്ത പഴയ ബാക്കിയുടെ ഭാഗമാണ്. ഒരു ബിൽ നീക്കം ചെയ്യാൻ അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർക്ക് കഴിയും. ബില്ലുകളുള്ള വെണ്ടറെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല, ഇനാക്ടീവ് ആക്കാം.

മെമ്പർക്ക് നൽകിയ സഹായം

ഒരു മെമ്പർക്ക് നൽകുന്ന റിലീഫ്, ചികിത്സാ സഹായം, വിവാഹ സഹായം എന്നിവ ഒരു ചെലവായി ചേർക്കാം. "Paid to member" എന്നതിൽ ആ മെമ്പറെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അപ്പോൾ വൗച്ചറിൽ മെമ്പറുടെ പേര് വരും, പണം കിട്ടി എന്ന് മെമ്പർ അതിൽ ഒപ്പിടും. മെമ്പറുടെ പേജിലെ "Help given" ടാബിൽ അവർക്ക് നൽകിയ എല്ലാ സഹായവും കാണാം.

ആർക്കാണ് സഹായം കിട്ടിയത് എന്ന് ട്രഷററും അഡ്മിനും മാത്രമേ കാണൂ. മറ്റ് കമ്മിറ്റി അംഗങ്ങൾ ചെലവും തുകയും കാണും, പേര് കാണില്ല. മെമ്പറുടെ സ്വന്തം പേയ്‌മെന്റ് പേജിലും ഇത് കാണിക്കില്ല.

നിങ്ങൾ ചെലവഴിച്ചത് കാണൽ

അവലോകനവും റിപ്പോർട്ടുകളും ഈ മാസം ചെലവഴിച്ച ആകെ തുക കഴിഞ്ഞ മാസത്തേതുമായി താരതമ്യം ചെയ്ത് കാണിക്കും. ചെലവുകൾ കൂടുന്നുണ്ടോ അതോ പഴയപടി തന്നെ തുടരുന്നുണ്ടോ എന്ന് കമ്മിറ്റിക്ക് ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ അറിയാം. ചെലവുകൾ വിഭാഗം അനുസരിച്ചും വേർതിരിച്ച് കാണിക്കും. നന്നായി തിരഞ്ഞെടുത്ത വിഭാഗങ്ങൾ ഏറ്റവും പ്രയോജനപ്പെടുന്നത് ഇവിടെയാണ്.

വഖ്ഫ്-കിഴിവ് ചെയ്യാവുന്ന ചെലവുകൾ

നിങ്ങളുടെ മസ്ജിദ് വഖ്ഫ്-രജിസ്റ്റർ ചെയ്തതാണെങ്കിൽ ഒരു ചെലവിനെ വഖ്ഫ് സംഭാവനയ്ക്കായി കിഴിവ് ചെയ്യാവുന്നതായി അടയാളപ്പെടുത്താം. ഇത് എങ്ങനെയാണ് ചെയ്യുന്നത് എന്നറിയാൻ വഖ്ഫ് വിഹിതം കാണുക.

പഴയ ചെലവുകൾ കൊണ്ടുവരൽ

പഴയ ചെലവുകൾ ഇപ്പോൾ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ അവ ഓരോന്നായി ടൈപ്പ് ചെയ്യേണ്ട ആവശ്യമില്ല. പഴയ വിവരങ്ങൾ ഒറ്റയടിക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ ഇംപോർട്ട് ചെയ്യൽ കാണുക.